Schluss mit langweiligen Meetings – schaffe echte Meeting-Kultur!

Meetings, Meetings, Meetings – und keine Zeit für echte Arbeit?
Dein Kalender ist voll mit Meetings, aber am Ende des Tages hast du das Gefühl, kaum etwas geschafft zu haben? Du springst von einer Besprechung zur nächsten, die gefühlt viel zu viel deiner Zeit fressen und nicht wirklich etwas gebracht haben.

Die besten Effektivitäts-Hacks für knackige Meetings

Wieso sind Meetings eigentlich so frustrierend? Alle wollen doch informiert sein – wehe, das hat mir keiner gesagt – und dann das: Deine Teilnehmenden sind mit halbem Ohr dabei, beantworten zwischendurch Mails oder checken ihre Nachrichten. Am Ende fühlt es sich an, als hättest du eine Stunde lang gegen eine Wand geredet – und trotzdem gibt es keine klaren Entscheidungen.

Wie bringt man eine gemeinsame Struktur ins Meeting?

Statt konzentriert an wichtigen Aufgaben zu arbeiten, sitzt du in einer Besprechung, die sich zieht, ohne wirklich voranzukommen. Nach dem Meeting bist du nicht klüger, sondern nur noch gestresster – und die eigentliche Arbeit hat sich natürlich nicht von allein erledigt.

Das belegen auch Studien: Beschäftigte verlieren im Schnitt 8,7 Stunden pro Woche – mehr als einen ganzen Arbeitstag – durch ineffiziente Meetings und ständige Unterbrechungen. Und das kostet nicht nur Zeit, sondern auch Energie.

Aber es geht auch anders! In diesem Artikel schauen wir uns an, warum Meetings oft scheitern – und wie du sie so gestaltest, dass sie endlich produktiv und sinnvoll sind.

Mit meinen hocheffektiven Erfolgsfaktoren sorgst du dafür, dass deine Meetings strukturiert, effizient und produktiv ablaufen. Der Zusatzeffekt Motivation stellt sich dann übrigens ganz von alleine ein!

Erste Fragen, die du dir stellen solltest, sind:

• Wozu soll das Meeting oder der Jour-Fixe dienen?
• Informierst du dein Team über …?
• Informiert dein Team dich über …?
• Oder soll es darum gehen, Entscheidungen zu treffen, oder Maßnahmen und To Dos zu definieren oder kreative Impulse zu generieren?



Nutze die immerwährende Agenda

Lege gemeinsam mit deinem Team fest, worüber ihr in eurem Meeting sprechen möchtet.

Gebt eurem Meeting eine Struktur oder anders gesagt: eine Agenda, die ihr einmal festlegt, und die bei jedem Jour-Fixe bestehen bleibt. Das erspart dir, die Agenda jedes Mal neu zu erstellen und auch, die Agenda jedes Mal zu versenden.

Du versendest stattdessen ein einziges Mal (!) einen Serientermin mit angehängter „ewiger Agenda“.

Beispiel:

Agenda Abteilungsleiter Jour Fixe

• Fragen aus dem Team
• Informationen aus dem Führungskreis (z.B. Stand der Zielerreichung, geplante Projekt, Personalien…)
• Information über die einzelnen Bereiche (Abteilungsleiter)
• Was läuft gut, Positives aus dem letzten Monat/ Woche
• Welche aktuellen Herausforderungen haben wir
• Was sehen wir auf uns zukommen (Frühwarnsignale)

Beispiel:

Agenda Vertriebsmeeting

• Aktueller Stand Key Accounts
• Neue Kunden
• Rückmeldungen Innendienst
• CRM-Ampel: gelbe Fälle
• CRM-Ampel: rote Fälle

Eine gute Meetingkultur – alles Teamsache?

Beteilige alle deine Teammitglieder und sorge dafür, dass sie aktiv zu eurem gemeinsamen Austausch beitragen.

Für einen klassischen Jour-Fixe, egal ob Weekly oder Monthly, bietet es sich an, dass alle Teilnehmenden diese wertvolle Zeit nutzen. Das bedeutet: Du als Team-Lead informierst dein Team, deine Teammitglieder informieren dich und sich untereinander. Jeder hat die Möglichkeit, die eigenen Fragen loszuwerden.

Aktivierung der Teilnehmer VOR dem Meeting

Jeder kann seine Fragen bereits vor dem Termin an dich richten oder trägt sie in ein Meeting-Log ein (Lies dazu mehr unter Punkt 3).

Bitte alle Teilnehmenden auf, ihre Themen und Beiträge bis zur Deadline, z.B. 24 Stunden vorher, einzutragen.

Aktivierung der Teilnehmer WÄHREND des Meetings

Dazu gibt sehr viele Möglichkeiten. Hier ein paar zur Auswahl:

• Zu Beginn des Meetings stellt jeder seine Frage, die er in das Meeting mitgebracht hat oder das Thema, das er in diesem Meeting klären möchte.
• Variante: Immer zwei Teammitglieder berichten gemeinsam aus ihrem Bereich (hilft manchmal eher introvertierten Menschen)
• Beim Agenda-Punkt „News aus meinem Bereich“ berichtet jedes Teammitglied, was relevant ist. Genau das habt ihr mal gemeinsam festgelegt. Also beispielsweise: womit beschäftige ich mich gerade, zu welchen Themen brauche ich Unterstützung, welche Schnittstelle braucht Aufmerksamkeit …
• Zu Beginn oder zum Ende oder zu beiden Zeitpunkten gibt jeder ein kurzes Statement zu einer ganz konkreten Frage. Das bietet sich an, wenn die Runde überschaubar ist.
  • Variante: Ab sechs Teammitgliedern kann man das auch paarweise tun oder es wird von Mal zu Mal abgewechselt. „Heute beantwortet Toni unsere Check-Out-Frage“
  • Variante: Es beantwortet ein Freiwilliger die Frage.
  • Variante: Ihr legt gemeinsam eine Regel fest, z.B. jedes Mal ist jemand anderes in einer bestimmten Reihenfolge an der Reihe, nach Dienstalter oder Anfangsbuchstabe oder… lass dein Team die Vorschläge dafür machen.
• Beispiele für eine Check-Out-Frage:
  • Was fand ich heute gelungen an unserem Meeting? 

  • Welchen Vorschlag habe ich, um unsere nächsten Jour-Fixe noch effektiver durchzuführen? 

  • Wofür hat mir heute die Zeit gefehlt?

Was bringt ein Meeting-Log?

Organisiere die Dokumentation deines Meetings smart, mit so wenig Zeitaufwand wie möglich, mit null Kontrollaufwand für dich als Führungskraft und mit maximalem Nutzen für alle.

Hier kommt das Meeting-Log ins Spiel. Erstelle ein einfaches Dokument (z.B. in Word). Das Meeting-Log(-buch) bildet die immerwährende Agenda und das Protokoll gleichzeitig ab.

Es wird wie ein Logbuch rein chronologisch geführt. Es handelt sich um eine fortlaufende Datei.

Das Meetinglog ist für alle einsehbar und leicht zugänglich und auffindbar, beispielsweise in einem MS Teams-Kanal oder in einem Share-Drive abgespeichert.

Hier können auch die Fragen der Teammitglieder vor dem Meeting eingetragen werden.

Die Dokumentation erfolgt während des Meetings. Das spart Gedächtnisprotokolle und deren Verteilung. Es werden nur die wichtigsten Ergebnisse stichpunktartig je Agenda-Punkt erfasst.

Das Minimum eines Meeting-Logs ist ein Maßnahmenkatalog oder eine To-Do-Liste nach folgender Struktur:

Für dich bietet diese Vorgehensweise richtig viele Vorteile:

• Du stellst sicher, dass alle beteiligt werden
• Du stellst sicher, dass alle Teilnehmenden vorbereitet sind
• Du erhöhst das Maß an Eigenverantwortung für alle Beteiligten
• Du reduzierst Unzufriedenheit und Nörgeleien der Sorte „Das hat mir ja keiner gesagt“, „Hätte ich das mal früher gewusst“, „Wieso weiß ich nichts davon“
• Du sparst einem Protokollführer viel Zeit
• Du ermöglichst es allen, auch denen, die nicht anwesend waren, nachzuvollziehen, was ihr besprochen und entschieden habt
• Jeder kann seine Aufgaben finden

Warum solltest du glasklare Standards etablieren?

Startet extrem pünktlich. Wie gesagt: die Zeit jedes einzelnen ist gleich lang und gleich kostbar.

In aller Klarheit und in aller Konsequenz bedeutet es, dass du das Meeting exakt zur vereinbarten Zeit startest, unabhängig davon, ob alle Teilnehmenden anwesend sind. Definiere deshalb gemeinsam mit deinem Team, was ihr unter „pünktlich“ versteht. Interessanterweise divergieren die Vorstellungen verschiedener Menschen erstaunlich stark.

Falls du dich jetzt fragst, ob dies für dich und dein Team passt, stelle dir bitte ganz ehrlich folgende Fragen: Welche ungewünschten Signale sende ich an mein Team, falls ich nicht pünktlich beginne oder wenn ich selbst der Zu-Spät-Kommer bin?

Beende das Meeting ebenso pünktlich. Unabhängig davon, wie lange das Meeting angesetzt war! Unabhängig davon, wie viel ihr von der Agenda abgearbeitet habt. Was nicht erledigt wurde, wird in Arbeitspakete umgewandelt oder im nächsten Meeting besprochen.

Nur so werden deine Teammitglieder (und vielleicht auch du 😉) ein besseres Zeitgefühl und Zeitmanagement entwickeln.

Welche Besprechungsstandards helfen, um beim Meeting im geplanten Zeitbudget zu bleiben?

• Schätze für jeden Agendapunkt den Zeitbedarf. Tu dies das sehr gerne mit deinem Team! Das schafft Verbindlichkeit und Bewusstsein.
• Vereinbart Besprechungsregeln, die sich erfolgreiche Teams selbst geben: begrenzt die Dauer einzelner Redebeiträge auf maximal zwei Minuten. Nach zwei Minuten weist ein freundliches Teammitglied, das die Rolle des Zeitmanagers innehat, auf diese Regel hin.
• Unter welchen Bedingungen fällt das Meeting aus? Empfehlung: so wenig wie möglich! Kommunikation und Information will organisiert werden. Meetings sind eins der wichtigsten Führungsinstrumente! Standards können hier sein: Wenn der Einladende verhindert ist, führt ein Teammitglied stellvertretend durch das Meeting. Ab zwei Menschen wird das Meeting durchgeführt.

Extra-Tipp: Wie verbessert man die Meetingkultur?

Feedback einholen: Frage die Teilnehmenden, wie sie das Meeting empfunden haben und ob es Verbesserungsvorschläge gibt. So kannst du die Meetingkultur kontinuierlich verbessern.

Mach deinem Team (und dir selbst) immer wieder klar, wozu ihr euch diese Zeit nehmt. Denn jeder von uns hat gleich viel Zeit zur Verfügung. Und jede Stunde ist wertvoll.

Deswegen tausche dich auch hierüber immer mal wieder mit deinem Team aus:

Fazit: Wie kann ich meine Meetings heute schon verbessern?

Starte mit kleinen, aber wirkungsvollen Veränderungen:

• Setze eine klare Agenda mit festen Zeitvorgaben.
• Fordere aktive Beteiligung von allen Teilnehmenden.
• Nutze ein Meetinglog, um Ergebnisse transparent zu halten.
• Halte Meetings so kurz wie möglich und so lang wie nötig.
• Stelle sicher, dass jedes Meeting ein klares Ziel hat.
Mit diesen einfachen Maßnahmen wirst du sofort eine Verbesserung in deinen Meetings feststellen. Ich wünsche Dir und Euch viel Freude dabei!

Gerne unterstütze ich dich auch in weiteren Fragen rund um Kommunikation und Leadership. Sichere dir hier ein kostenloses Kennenlerngespräch mit mir: